Mesin fotocopy adalah salah satu alat yang sangat dibutuhkan di lingkungan kerja, baik di perusahaan besar atau di lembaga pendidikan. Mesin fotocopy banyak dibutuhkan karena bisa membantu mencetak dan menduplikasi dokumen dengan cepat dan efisien.
Namun untuk mendapatkan hasil cetakan yang bagus harus memilih mesin fotocopy dengan baik khususnya untuk kebutuhan kantor. Agar tidak salah pilih sebaiknya pelajari cara memilih mesin fotocopy dengan membaca ulasan berikut ini.
Tata Cara Memilih Mesin Fotocopy untuk Kantor
Mesin fotocopy sekarang jenisnya sangat beragam dan sudah di lengkapi teknologi-teknologi canggih yang dapat mempermudah proses mencetak dan menduplikasi dokumen. Karena jenisnya yang lebih beragam maka perlu memilih mesin terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk menggunakannya.
Sebab tidak semua jenis mesin fotocopy dapat memenuhi kebutuhan seperti kebutuhan kantor. Kalau tujuan penggunaannya untuk kebutuhan kantor sebaiknya praktekkan beberapa cara berikut ini saat memilih mesin.
Perhatikan Spesifikasi Mesin Fotocopy
Sebelum memutuskan membeli atau menyewa mesin fotocopy ada baiknya untuk memperhatikan spesifikasi mesin agar memperoleh mesin yang sesuai kebutuhan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan oleh pengguna yaitu kemampuan mesin dalam mencetak dokumen.
Pengguna harus menghitung berapa jumlah dokumen yang bisa dicetak mesin setiap bulannya. Kalau mesin akan digunakan di kantor sebaiknya pilih mesin yang mampu mencetak dokumen dalam jumlah yang banyak agar kebutuhan kantor tercukupi.
Selain itu, perhatikan juga jenis dokumen yang bisa dicetak mesin fotocopy, apakah dokumen berwarna atau dokumen hitam putih. Kalau sering mencetak dokumen untuk presentasi sebaiknya pilih mesin fotocopy berwarna yang bisa mencetak dokumen berwarna dan hitam putih.
Perhatikan Kapasitas dan Hasil Cetakan Mesin
Pengguna juga perlu memperhatikan seberapa besar kapasitas mesin fotocopy dalam menduplikasi dan mencetak dokumen. Kapasitas mesin ini mencakup dua aspek yaitu kapasitas percetakan dan kapasitas kertas.
Mesin bisa dikatakan bagus apabila mempunyai kapasitas kertas yang cukup banyak, dengan kapasitas yang cukup besar maka tidak perlu terlalu sering melakukan pengisian ulang kertas. Selain itu, mesin juga harus memiliki kapasitas percetakan yang cukup besar sehingga dapat memenuhi kebutuhan kantor dalam mencetak dokumen presentasi maupun dokumen laporan.
Selain memperhatikan kapasitas juga perlu memperhatikan hasil cetakan, pastikan mesin bisa mencetak dokumen dengan kualitas yang bagus agar informasi yang ada di dokumen hasil cetakan atau duplikasi bisa terlihat dengan jelas.
Pertimbangkan Biaya Operasional
Dalam memilih mesin fotocopy juga perlu mempertimbangkan berapa besar biaya operasional penggunaan mesin fotocopy. Pengguna jangan sampai memilih mesin fotocopy yang biaya operasionalnya terlalu mahal karena bisa membuat biaya operasional kantor menjadi membengkak.
Agar mendapatkan mesin yang biaya operasionalnya tidak mahal maka perlu menentukan terlebih dahulu anggaran yang akan digunakan untuk membeli mesin fotocopy. Kalau dana yang dimiliki tidak terlalu banyak sebaiknya jangan memilih mesin yang memiliki fitur canggih dan usahakan untuk memilih mesin yang suku cadangnya mudah ditemukan.
Selain itu, pertimbangan juga untuk memilih mesin yang mempunyai sertifikasi hemat energi. Mesin dengan sertifikasi seperti ini lebih efisien dalam penggunaan energi sehingga tagihan listrik kantor menjadi lebih hemat.
Perhatikan Desain dan Ukuran Mesin
Desain dan ukuran mesin fotocopy juga harus dipertimbangkan terutama untuk penggunaan ruang kantor yang terbatas. Kalau ruangan kantor tidak terlalu luas sebaiknya ukur terlebih dahulu luas kantor sebelum membeli mesin.
Setelah tahu ukuran ruangan, barulah memilih mesin dengan dimensi yang tepat. Biasanya mesin fotocopy yang ukurannya kecil, fiturnya tidak terlalu lengkap berbeda dengan mesin fotocopy yang ukurannya besar. Jadi kalau menggunakan mesin yang kecil harus puas dengan fitur yang terbatas.
Selain itu, perhatikan juga desain antarmuka mesin fotocopy yang dipilih. Pastikan untuk memilih mesin yang mempunyai desain antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan. Contohnya mempunyai tombol navigasi yang intuitif, layar sentuh serta petunjuk yang jelas untuk membantu pengguna.
Cek Fitur Keamanan Mesin
Memilih mesin juga perlu memperhatikan dan mengecek fitur keamanan yang dimiliki mesin terutama untuk mencetak dokumen-dokumen sensitif. Pengguna harus memastikan mesin yang dipilih mempunyai fitur keamanan untuk melindungi data-data penting, misalnya dilengkapi fitur enkripsi data dan akses berbasis PIN.
Selain itu, cek juga ketersediaan fitur pengelolaan pengguna pada mesin fotocopy. Fitur ini wajib ada karena dapat memungkinkan pengguna untuk mengendalikan siapa saja yang mempunyai akses ke mesin fotocopy. Mesin juga harus memiliki fitur riwayat penggunaan atau fitur pelaporan yang bisa memberikan informasi jumlah dokumen yang sudah dicetak dan siapa saja yang sudah menggunakan mesin.
Lakukan Uji Coba Sebelum Membeli
Pengguna wajib untuk melakukan uji coba sebelum melakukan transaksi pembayaran atas pembelian mesin. Pengguna harus menguji fungsi dasar mesin fotocopy dengan cara mencoba mencetak, menyalin serta memindah dokumen.
Uji coba ini perlu dilakukan agar bisa mengetahui seberapa cepat mesin dalam mencetak atau menyalin dokumen serta mengecek kualitas hasil cetakan atau salinan dokumen. Selain itu, pengguna juga perlu mengecek semua fitur yang ada di mesin.
Pastikan semua fitur yang ada bisa bekerja dengan baik sesuai harapan. Setelah melakukan uji coba dan ternyata kualitas mesin bagus, pengguna jangan merasa ragu untuk melakukan negosiasi dengan penjual. Negosiasi ini perlu dilakukan agar pengguna bisa mendapatkan penawaran harga yang lebih murah dibandingkan harga mesin di pasaran.
Cara Merawat Mesin Fotocopy yang Benar
Kalau sudah memiliki mesin fotocopy sebaiknya rawat mesin dengan baik agar tidak mudah rusak meskipun sudah digunakan dalam kurun waktu yang cukup lama. Cara merawat mesin ini terbilang cukup mudah yaitu rutin membersihkan mesin fotocopy, mulai dari membersihkan kaca, membersihkan tray kertas dan membersihkan semua bagian mesin.
Saat membersihkan mesin ini sebaiknya gunakan kain lembut agar tidak merusak komponen-komponen yang ada di mesin. Agar mesin lebih awet lagi sebaiknya gunakan tinta yang tepat. Pengguna harus memastikan mesin yang dipakai sesuai dengan jenis mesin yang dimiliki agar mesin tidak mengalami kerusakan.
Usahakan juga untuk menggunakan mesin yang berkualitas jangan memakai mesin bekas karena bisa menyebabkan munculnya kotoran di hasil cetakan. Untuk pengguna yang tidak ingin repot melakukan perawatan sebaiknya jangan membeli mesin baru tapi sewalah mesin fotocopy di Jakartacopy.com yang menawarkan layanan perawatan mesin.